Sin movimiento
Presupuestos que se están enfriando.
Expedientes y clientes
Un expediente por viaje, no una planilla por vendedor.
La consulta, los presupuestos, los pasajeros, los cobros y lo que se le debe a cada proveedor viven en la misma ficha. Cualquiera de la agencia abre el expediente y entiende en qué está el viaje, sin preguntarle al vendedor ni buscar en el WhatsApp.
El estado de cada venta, a la vista.
Cada expediente avanza por los mismos estados, así la agencia entera habla el mismo idioma:
Presupuesto
La consulta está abierta y se está cotizando.
A señar
El cliente aceptó y falta la seña.
Confirmada
Señada y en marcha: reservas, cobros y pagos a proveedores.
En viaje
El pasajero ya salió.
Cerrada
Volvió, se cobró todo y se liquidó: el viaje cuenta como venta y devenga comisión.
Si la consulta no prospera o el viaje se cae, el expediente se desestima con su motivo: no se borra, pero deja de contar como venta.
Clientes con todo lo que hace falta para viajar.
La ficha de cada cliente guarda sus datos de contacto, su fecha de nacimiento y sus documentos (DNI, pasaporte, cédula, CUIT/CUIL o visa) con número, emisión y vencimiento. Los datos se pueden cargar desde una foto del documento (ver carga con IA).
- Grupo familiar: el titular y sus acompañantes, para no volver a cargar a la familia en cada viaje.
- Pasajero frecuente: los programas de millas de cada uno.
- Historial: todos los expedientes del cliente, desde su ficha.
- Cumpleaños: el tablero te muestra los de la semana.
- Búsqueda: por nombre, apellido o número de documento, con o sin tildes.
Que ninguna venta se enfríe.
La pantalla de seguimiento junta, en cinco bandejas, los expedientes que necesitan que alguien haga algo:
Nunca cotizados
Consultas que todavía no tienen presupuesto.
Seña vencida
Señas que pasaron su fecha sin cobrarse.
Ya salieron
Viajes confirmados que pasaron su fecha de salida.
Volvieron, falta cerrar
Viajes terminados que administración todavía no cerró.
Además, cada viaje puede tener sus tareas pendientes, y la agenda organiza los turnos del equipo con aviso 24 horas antes.
Preguntas frecuentes
¿Karta es un CRM para agencias de viajes?
Es el sistema de gestión completo de la agencia, y la parte de clientes y seguimiento de ventas cumple el papel de un CRM: consultas, clientes con su historial de viajes, estado de cada venta y bandejas de lo que se está enfriando.
¿Puedo cargar una consulta sin dar de alta al cliente?
Sí. Un expediente puede arrancar con el nombre, el email y el teléfono de quien consulta. Si la consulta avanza, lo vinculás a un cliente registrado sin perder nada de lo cargado.
¿Cada vendedor ve sólo sus viajes?
Cada expediente tiene un vendedor asignado. Los vendedores trabajan sobre los expedientes sin acceso a las finanzas de la agencia; la gerencia y la administración ven todo.
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