Qué tiene que tener el presupuesto que le mandás al cliente
Lo que el cliente necesita para decidir, y nada que lo haga dudar:
- Quién viaja y adónde: titular, cantidad de pasajeros (adultos y menores), destino y fechas de salida y regreso.
- Cada servicio con su detalle: no "aéreo", sino "vuelo Buenos Aires – Cancún, ida y vuelta, con equipaje en bodega". No "hotel", sino "7 noches en habitación doble, todo incluido". El detalle es lo que evita el reclamo después.
- El precio, en una sola moneda: por servicio o como total del paquete (ver más abajo). Si mezclás dólares y pesos en el mismo presupuesto, aclará cuál manda y a qué cotización.
- Qué está incluido y qué no: impuestos, tasas, propinas, asistencia al viajero. Lo que no se dice que está excluido, el cliente lo da por incluido.
- Validez: hasta qué fecha se sostiene el precio y la aclaración de que está sujeto a disponibilidad al momento de reservar.
- Cómo se confirma y cómo se paga: cuánto es la seña, hasta cuándo, medios de pago y datos para transferir.
- Tu marca y tu contacto: logo, nombre de la agencia, quién atiende y cómo ubicarlo.
La cara interna: costo, venta y margen
El error más común al presupuestar con un Word o un mail es que el precio de venta se escribe sin dejar registro de cuánto cuesta. Cuando el cliente pide un descuento, o el operador cambia la tarifa, nadie sabe cuánto margen queda.
Por eso la plantilla tiene una hoja de cotización interna con, para cada servicio:
- Precio neto: lo que te cobra el proveedor (operador, aerolínea, hotel, receptivo).
- Precio de venta: lo que paga el cliente.
- Margen: la diferencia, en plata y en porcentaje.
Margen = precio de venta − precio neto
Margen % = margen ÷ precio de venta
Con el ejemplo de la plantilla (aéreo, hotel, traslados y asistencia a Cancún), el viaje se vende en USD 4.950, cuesta USD 4.210 y deja USD 740: un margen del 14,9%. Mirá que no todos los servicios dejan lo mismo: el aéreo y el hotel rondan el 14%, mientras que traslados y asistencia superan el 25%. Saberlo es lo que te permite decidir dónde podés hacer un descuento y dónde no.
Para profundizar en el cálculo, incluyendo cómo influyen las comisiones y los cobros en otra moneda, mirá cómo calcular el margen de un viaje.
¿Desagregado o por paquete?
| Desagregado | Total por paquete | |
|---|---|---|
| Qué ve el cliente | El precio de cada servicio | Un precio por todo |
| A favor | Transparencia; el cliente puede sacar o cambiar un servicio sin rehacer todo | Protege el margen de cada componente; más simple de leer |
| En contra | Invita a comparar servicio por servicio con otras ofertas | Cualquier cambio obliga a recotizar el total |
No hay una respuesta correcta: depende del cliente y del tipo de viaje. Lo que sí conviene es que la cotización interna esté siempre desagregada, aunque al cliente le muestres un total.
Cómo usar la plantilla
- En Cotización interna, completá los datos del viaje y un renglón por servicio, con su neto y su venta. Las celdas amarillas son las que se completan.
- El margen de cada servicio y el total se calculan solos.
- La hoja Presupuesto cliente toma sólo los servicios, las fechas y los precios de venta: es la que exportás a PDF y mandás.
- Completá las condiciones (seña, forma de pago, datos bancarios) una vez y guardá el archivo como tu modelo.
Cuándo la planilla se queda corta
Una planilla alcanza para cotizar. El problema empieza después, cuando el presupuesto se acepta y el viaje sigue: la seña entra en pesos y el saldo en dólares, el cliente suma una excursión, el operador manda la liquidación y hay que pagarle antes de una fecha. Cada una de esas cosas termina en otra planilla, y el margen real del viaje ya no está en ninguna.
Para eso existe un sistema de gestión. En Karta, el presupuesto se arma con el mismo esquema de neto y venta, se descarga como PDF con la marca de tu agencia, y cuando el cliente acepta ya es el viaje: los cobros, los pagos al proveedor y el margen cuelgan de ahí.